Datenschutzerklärung
Hiermit informiert der Heimatverein Holzhausen e.V. – im Folgenden Heimatverein – Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) durch den Heimatverein und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.
Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils beantragten bzw. mit Ihnen vereinbarten Dienstleistungen.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Heimatverein Holzhausen e.V.
Datenschutzbeauftragter
Zuckelhausener Ring 17
04288 Leipzig
2. Welche Quellen und Daten nutzt die Heimatverein?
Der Heimatverein nutzt und verwendet personenbezogene Daten, die er im Rahmen der Mitgliedschaft und der Geschäftsbeziehung von Ihnen erhält. Zudem verarbeitet der Heimatverein – soweit für die Erbringung einer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die sie von Dritten (z. B. der SCHUFA, Vermittler, verbundenen Unternehmen) zulässigerweise erhalten hat (z. B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung). Außerdem verarbeitet der Heimatverein personenbezogene Daten, die er aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Grundbüchern, Handels- und Versteigerungsregistern, Presse, Medien, usw.) zulässiger weise gewonnen hat und verarbeiten darf.
Die vorstehenden Ausführungen gelten auch für personenbezogene Daten von Ihnen in Ihrer Funktion als Vertreter/Bevollmächtigter einer juristischen Person.
a) Relevante personenbezogene Daten im Rahmen einer Geschäftsanbahnung, im Zuge einer Bevollmächtigung oder der Mitverpflichtung können sein:
Persönliche Daten, z.B. Name, Adresse, Foto, Telefon, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Geschäftsfähigkeit, Beruf, Berufsgruppenschlüssel (z.B. selbstständig/angestellt), Werbe- und Vertriebsdaten
b) Relevante personenbezogene Daten im Rahmen einer Geschäftsbeziehung und der Nutzung von Produkten/Dienstleistungen können sein:
Konto- und Zahlungsverkehr: Auftragsdaten (z. B. Zahlungsauftrag, Umsatzdaten im Zahlungsverkehr, Empfänger, IBAN, Verwendungszweck)
Darüber hinaus können während der Geschäftsanbahnung und -beziehung, insbesondere durch persönliche, schriftliche oder telefonische Kontakte, durch Sie oder von dem Heimatverein initiiert, weitere personenbezogene Daten, z.B. Informationen über Kontaktkanal, Datum der Kontaktaufnahme, Anlass und Ergebnis des Kontakts, sowie (elektronische) Kopien des Schriftverkehrs verarbeitet werden.
3. Wofür verarbeitet der Heimatverein Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Der Heimatverein verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz Grundverordnung (DS-GVO) und nachstehend dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
3.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erbringung und Vermittlung von Produkten und Dienstleistungen, insbesondere zur Durchführung vor vertraglicher Maßnahmen und der Erfüllung von Verträgen mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge sowie aller mit der Heimatverein erforderlichen Tätigkeiten.
Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach der konkreten Dienstleistung und ggf. einem konkreten Produkt.
3.2 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO)
Soweit erforderlich, verarbeitet der Heimatverein Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen des Heimatvereins oder von Dritten.
Beispiele:
- Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. SCHUFA) zur Ermittlung von Bonitätsrisiken,
- Datenaustausch mit Vermittlern über das Zustandekommen von Verträgen oder ggf. noch fehlende Unterlagen sowie zu Abrechnungszwecken,
- Direktwerbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit zulässig und soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten diesbezüglich nicht widersprochen haben,
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes des Heimatverein,
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
- Videoüberwachungen zur Sammlung von Beweismitteln bei Straftaten, zum Schutz von Mitgliedern und Vertragspartnern sowie zur Wahrnehmung des Hausrechts,
- Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen),
- Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts,
- Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und der Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.
3.3 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO)
Soweit Sie der Heimatverein eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Weitergabe von Daten an Kooperationspartner, für Marketingzwecke oder Informationen über neue Services) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.
Eine erteilte Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25.05.2018, der Heimatverein gegenüber erteilt worden sind.
Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon also nicht betroffen.
4. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb des Heimatverein erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von dem Heimatverein eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen, an die der Heimatverein z.B. Dienstleistungen auslagert; sie können u.a. den Kategorien Finanzdienstleistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen und Inkasso zugeordnet werden.
5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, verarbeitet und speichert der Heimatverein Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung, was beispielsweise auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages umfasst. Für Organe juristischer Personen gilt, dass die Verarbeitung und Speicherung solange erfolgt, wie Sie für die jeweilige juristische Person der Heimatverein gegenüber vertretungsberechtigt sind.
Darüber hinaus unterliegt der Heimatverein verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) bzw. der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungspflichten, die zum Beispiel nach den §§195 ff. des bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.
6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR)) erfolgt nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt worden ist oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche Datenschutzvorschriften oder EU-Standarddatenschutzklauseln) vereinbahrt worden sind oder Sie dem Heimatverein Ihre Einwilligung erteilt haben.
Über Einzelheiten wird Sie der Heimatverein, sofern gesetzlich vorgegeben, gesondert informieren.
7. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO.
Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§34 und 35 BDSG.
8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen der Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Mitgliedschaft oder Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder der durch Sie gegenüber dem Heimatverein vertretenden juristischen Person erforderlich sind oder zu deren Erhebung der Heimatverein gesetzlich verpflichtet ist.
Ohne diese Daten wird der Heimatverein in der Regel den Abschluss der Mitgliedschaft oder des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen bzw. Sie als Vertretungsberechtigten/Bevollmächtigten ablehnen.
9. Inwieweit werden meine Daten für eine Profilbildung (Scoring) genutzt?
Der Heimatverein verarbeitet keine Daten mit dem Ziel, persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).
10. Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, wird der Heimatverein Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, der Heimatverein kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:
Heimatverein Holzhausen e.V.
Datenschutzbeauftragter
Zuckelhausener Ring 17
04288 Leipzig